Persoonsgegevens en privacybeleid

Uw privacy is belangrijk voor de Rekenkamer ‘s-Hertogenbosch; uw vertrouwen is voor ons van het grootste belang. Hieronder leggen wij per onderdeel uit hoe wij met uw gegevens omgaan:

• Algemeen
• Waarom wij uw persoonsgegevens verwerken
• Beveiliging
• Bewaartermijn
• Delen met anderen
• Uw rechten
• Cookies
• Bericht van wijzigingen
• Contactgegevens

Om onze activiteiten goed te kunnen uitvoeren, is het soms nodig om uw persoonsgegevens te verwerken. De Rekenkamer(commissie) van de gemeente ’s-Hertogenbosch (verder: de rekenkamer) verwerkt uw persoonsgegevens op een zorgvuldige en veilige manier in overeenstemming met de Europese Algemene verordening gegevensbescherming (Avg) en de Nederlandse Uitvoeringswet Avg (UAVG). Daarom beschrijft de rekenkamer graag waarom en hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en hoe u uw rechten kunt uitoefenen.

De Rekenkamer heeft een eigen privacyreglement vastgesteld, dat u hier kunt lezen.

2.1. Onderzoeken

De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Hiervoor verwerken wij soms persoonsgegevens (bijvoorbeeld NAW- of uitkeringsgegevens) en soms bijzondere persoonsgegevens (bijvoorbeeld medische gegevens). Voorafgaand aan elk onderzoek wegen wij zorgvuldig af welke gegevens nodig zijn voor het onderzoek, zodat wij dit met zo min mogelijk gegevens kunnen uitvoeren.

Voor onze onderzoeken verwerken wij soms ook persoonsgegevens die wij bij de gemeente of bijvoorbeeld een gesubsidieerde instelling hebben opgevraagd. Zij zijn op grond van de gemeentewet verplicht deze gegevens aan de rekenkamer te verstrekken en u daarover te informeren. Deze gegevens verwerken wij zonder u daarover nog afzonderlijk te informeren. De analyse van deze gegevens gebruiken wij in ons rapport. Uw persoonsgegevens zullen wij niet openbaar maken of met anderen delen.

Ook komt het voor dat wij u om persoonsgegevens vragen, bijvoorbeeld via een enquête, een interview of een groepsgesprek. Sporadisch kan het voorkomen dat wij u om bijzondere persoonsgegevens vragen (zoals medische gegevens) als wij bijvoorbeeld een onderzoek doen in het sociaal domein. Ook kan het voorkomen dat wij u toestemming vragen om een (deel) van uw gemeentelijk dossier, waarin bijzondere persoonsgegevens staan, te mogen onderzoeken. De (bijzondere) persoonsgegevens verzamelen wij pas als u daarmee expliciet akkoord bent gegaan. Ook voor deze persoonsgegevens geldt dat wij deze niet openbaar maken.

Alleen met uw uitdrukkelijke toestemming nemen wij uw naam en functie op in ons rapport.

 2.2. Onderzoek gerelateerde activiteiten

Contact met raadsleden

Van raadsleden van de gemeente ’s-Hertogenbosch registeren wij naast contactgegevens één bijzonder persoonsgegeven: de politieke partij waar zij lid van zijn. Dit om voor ons onderzoeksprogramma of onze onderzoeken de spreiding van politieke overtuiging in acht te kunnen nemen.

(Groeps)interviews en bijeenkomsten

De rekenkamer houdt (groeps)interviews en bijeenkomsten. Om personen te kunnen uitnodigen en een onderzoeksverslag te kunnen maken, verwerken wij gegevens. De gegevens die wij in dit kader van u verwerken zijn met uw toestemming verkregen en betreffen uw naam en contactgegevens, waaronder e-mail en eventueel telefoonnummer. Wij vragen u toestemming om de gegevens te mogen hergebruiken voor toekomstige onderzoeken van de rekenkamer.

Toesturen van publicaties

Tevens sturen wij op verzoek persberichten of rapporten toe, waarbij uw contactgegevens, zoals uw naam, adres of e-mailgegevens met uw voorafgaande toestemming worden gebruikt. Dit met als doel om u de gewenste persberichten of rapporten toe te kunnen zenden.

De rekenkamer neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en heeft daarom passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met openbaarmaking van persoonsgegevens tegen te gaan. Deze maatregelen zijn, conform de geldende gemeentelijke beveiligingsnormen zoals vastgelegd in de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG), opgenomen in het informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente ’s-Hertogenbosch.

De rekenkamer bewaart de verzamelde persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is, of wettelijk verplicht is, om de doelen te realiseren waar uw gegevens voor zijn verzameld.

4.1. Bewaartermijn onderzoeken

Daar waar mogelijk anonimiseren wij persoonsgegevens al tijdens het onderzoek en anders kort na publicatie van het onderzoek, maar in ieder geval binnen één jaar na publicatie. In die gevallen waar anonimiseren niet mogelijk is, worden de persoonsgegevens na publicatie gewist.

Op grond van de Archiefwet is de rekenkamer verplicht sommige persoonsgegevens te archiveren. Welke dat zijn, is vastgelegd in de selectielijst die de rekenkamer op grond van de Archiefwet heeft vastgesteld. Zijn persoonsgegevens eenmaal permanent gearchiveerd, dan betekent het niet dat persoonsgegeven automatisch openbaar worden. De gemeentearchivaris bepaalt welke persoonsgegevens wanneer mogen worden geraadpleegd.

4.2. Bewaartermijn bij onderzoek gerelateerde activiteiten

De gegevens over politici bewaren wij zolang zij lid zijn van de gemeenteraad of commissie. Binnen 12 maanden na het beëindigen van hun lidmaatschap verwijderen wij de gegevens.

Na een evenement of bijeenkomst verwijderen wij de persoonsgegevens van de deelnemers, tenzij expliciet, middels toestemming, is aangegeven dat wij de gegevens mogen hergebruiken.

Gegevens met betrekking tot het toezenden van informatie, zoals persberichten en rapporten, bewaren wij zo lang u aangeeft de desbetreffende informatie te willen ontvangen. Nadat u heeft aangegeven dat u niet langer informatie wilt ontvangen, zullen wij uw gegevens zo spoedig mogelijk verwijderen.

De rekenkamer verstrekt uw gegevens niet aan derden, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van een afspraak met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met organisaties die uw gegevens verwerken in opdracht van ons (bijvoorbeeld een enquêtebureau) sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. De rekenkamer blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Als u uw gegevens vrijwillig aan ons heeft verstrekt, bijvoorbeeld via een enquête, heeft u het recht om uw persoonsgegevens in te zien, aan te passen of te verwijderen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar Rekenkamer gemeente ’s-Hertogenbosch, (via rekenkamer@s-hertogenbosch.nl, of per post ). Ter verificatie dat het verzoek van u afkomstig is, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek te voegen. Ter bescherming van uw privacy verzoeken wij u om op deze kopie uw pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) zwart te maken en aan te geven dat het kopie enkel wordt verstrekt ten behoeve van uw verzoek. De Rekenkamer zal zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

Op de website rekenkamers-hertogenbosch.nl maakt de rekenkamer gebruik van cookies. Voor meer informatie over het gebruik en beheren van cookies, kunt u de cookieverklaring raadplegen op  www.rekenkamershertogenbosch.nl.

Wanneer er wezenlijke veranderingen of updates worden aangebracht in deze privacyverklaring, zullen we 30 dagen bovenaan deze pagina een bericht plaatsen. Zo willen we de gebruikers op deze veranderingen of updates wijzen. Als wij uw persoonsgegevens willen gaan gebruiken op een manier die afwijkt van de manier die gold op het moment dat de gegevens via de website(s) werden verzameld, stellen we u daarvan in kennis. In dat geval zullen wij u de mogelijkheid bieden om aan te geven of wij uw persoonsgegevens wel of niet op die nieuwe manier mogen gebruiken.

Als u vragen heeft over deze privacyverklaring of over de behandeling van uw gegevens door de rekenkamer van de gemeente ‘s-Hertogenbosch, kunt u een e-mail sturen rekenkamer@s-hertogenbosch.nl

In bepaalde gevallen is het mogelijk om uw persoonsgegevens via internet te bekijken of te wijzigen. Als het persoonsgegevens betreft die u aan de gemeente ‘s-Hertogenbosch hebt verstrekt of persoonsgegevens onjuist zijn en waarvan u wilt dat wij deze corrigeren, dan kunt u contact opnemen met de Functionaris voor de Gegevensbescherming van de gemeente ‘s-Hertogenbosch:

Rekenkamer gemeente ’s-Hertogenbosch

t.a.v. Functionaris voor de Gegevensbescherming

p/a Postbus 12345

5200 GZ ’s-Hertogenbosch

Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.